Veelgestelde vragen over het Coronavirus
10-05-2020 9:00Veelgestelde vragen over het nieuwe Coronavirus
Dit overzicht is gaat in op een aantal vragen. De vragen en antwoorden zijn opgesteld in samenwerking met onze samenwerkingspartner Capra Advocaten. We werken het overzicht regelmatig bij aan de hand van nieuwe vragen en antwoorden.
Heeft u een vraag die er niet tussen staat? Laat het ons weten.
Hervatten fysiek onderwijs
Bij het opstellen van dit antwoord is er nog geen schriftelijke uitwerking van wat er gezegd is; we moeten ons dus uitsluitend baseren op de door de minister-president gesproken tekst. Daaruit blijkt dat:
– de kinderen in het basisonderwijs de helft van de tijd naar school kunnen;
– de kinderen in het speciaal onderwijs die de basisschoolleeftijd hebben, kunnen de gehele tijd naar school.
– de kinderen in het voortgezet onderwijs nog niet naar school gaan. Daar blijft de huidige regeling vooralsnog voor gelden.
De minister-president sprak niet over het speciaal basisonderwijs; vooralsnog gaan wij ervan uit dat daarvoor de regeling geldt voor het speciaal onderwijs. De minister-president sprak ook niet over het voortgezet speciaal onderwijs. Omdat wel expliciet is gesproken over het speciaal onderwijs in de basisschoolleeftijd wordt aangenomen dat daarvoor de regeling voor het voortgezet onderwijs geldt.
Ja. Het genomen besluit is niet vrijblijvend. Het geldt derhalve voor alle scholen. Als voor een school dit besluit niet wordt uitgevoerd, kan dat de volgende gevolgen hebben:
– De minister staakt de bekostiging van deze school wegens het niet nakomen van de wettelijke regels en de geldende bekostigingsvoorwaarden. Die mogelijkheid is in alle onderwijswetten opgenomen. Een zeer verstrekkend gevolg.
– De school kan in rechte worden betrokken door ouders (of anderen) die in hun belang worden geschaad omdat hun kind of kinderen op deze wijze van onderwijs verstoken blijven. Ook dat kan verstrekkende gevolgen hebben als de rechter op dit punt de school in het ongelijk stelt (wat aannemelijk is) en daar een schadevergoeding aan verbindt.
Nee, een medewerker mag niet zo maar wegblijven van school omdat hij bang is besmet te raken op het werk of omdat hij het ten principale niet eens is met het genomen besluit om de scholen weer gefaseerd te openen.
In principe kan de werkgever van de werknemer verlangen dat hij zijn werk uitoefent op de plek die tussen beide overeengekomen is. Als een werknemer dus zonder dat hij daarvoor een geldige reden heeft dat niet doet, kan sprake zijn van werkweigering. Als een werknemer vindt dat hij goede gronden heeft om niet te willen werken, kan hij dat met zijn werkgever bespreken. Of de werkgever het verzoek om niet te werken honoreert hangt dan af van de omstandigheden van het geval, Indien een dergelijke situatie zich voordoet adviseren wij u om contact met ons op te nemen om te bespreken hoe u hier het best mee kunt omgaan.
In beginsel wel. ‘In beginsel’ omdat kinderen, waarvan het redelijke vermoeden bestaat dat zij het Covid-19-virus met zich dragen en anderen kunnen besmetten geweerd kunnen worden. Daarbij kunnen zich verschillende mogelijkheden voordoen:
1: de ouders willen niet dat hun kind in dit verband naar school gaat – dan kan het kind worden ziek gemeld en heeft hij of zij met toepassing van de Leerplichtwet verlof;
2: de ouders willen wel dat hun kind naar school gaat, maar de school wil het kind op grond van genoemde reden niet op de school toelaten. Dan biedt zowel de WPO (bo en sbo) als de WEC (so) ruimte om een leerling gedurende ten hoogste een week te schorsen.
Aangeraden wordt om, als de onder 2. genoemde situatie zich voordoet, contact met ons op te nemen om te bespreken hoe u hier het best mee om kunt gaan.
In de persconferentie sprak de minister-president wel over de mogelijkheid om medewerkers op de scholen te laten testen, niet over het testen van leerlingen. Het is ook niet voor de hand liggend dat dit wel kan – om meerdere redenen niet. Uit het onderzoek dat tot nu toe bekend is komt naar voren dat kinderen in de leeftijd tot en met 12 jaar nauwelijks ‘besmetters’ zijn als het over het Covid-19-virus gaat. Een tweede reden is dat het (doen) uitvoeren raakt aan de persoonlijke integriteit van de kinderen. Daarover gaat de school niet..
Kinderen in de basisschoolleeftijd. Dat zijn kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 12 jaar.
Kinderen die nu al 13 jaar zijn vallen niet onder de toelatingsregeling waarover nu gesproken is en kunnen nu niet al worden toegelaten. Van kinderen die nu nog 12 jaar zijn en 13 jaar worden voordat de leerlingen in het voortgezet (speciaal) onderwijs ook weer naar school mogen zou -strikt genomen- gezegd kunnen worden dat zij nu moeten worden toegelaten, maar weer naar huis gestuurd moeten worden gestuurd op het moment dat zij 13 jaar worden. Dat lijkt echter geen redelijke interpretatie van wat nu besloten is. Als een dergelijk geval zich bij u voordoet raden wij u aan dit te bespreken met de leerplichtambtenaar van de gemeente.
De minister-president sprak niet specifiek over het speciaal basisonderwijs. Hierboven hebben wij al aangegeven dat wij ervan uitgaan dat het speciaal basisonderwijs hier wordt gerekend tot het speciaal onderwijs en dat deze leerlingen weer volledig naar school kunnen.
Daarvan is aangegeven dat voor iedere school maatwerk is vereist en dat dit op verschillende wijzen kan worden ingevuld. De minister-president sprak over ‘om de dag’, maar dat is een mogelijkheid. Het kan ook op andere wijzen, waarbij wij ervan uitgaan dat alle kinderen elke week voldoende aan bod komen. Een variant waarbij de ene helft leerlingen de ene week onderwijs krijgt en de andere helft de andere week lijkt ons geen redelijke interpretatie van wat is bedoeld. Wel kan worden gezegd dat in de woorden van de minister-president niet besloten lag dat dit verboden zou zijn.
Er is geen formele regel waarin deze verplichting is geregeld, maar het is voor de hand liggend dat door een bestuur of een directie besluiten genomen worden die draagvlak hebben bij degenen die het uit moeten voeren, i.c. de teams van de scholen.
Ja. De minister-president benadrukte dat er overleg nodig is met de medezeggenschapsraad om een en ander uit te voeren. En ook als hij dat niet zou hebben gedaan, is die noodzaak aanwezig. Deze vloeit rechtstreeks voort uit de wet. Artikel 10, 1e lid sub e. van de WMS geeft de MR een instemmingsbevoegdheid bij vaststelling of wijziging van regels op het gebied van veiligheid-, gezondheids- en welzijnsbeleid. Daarvan is hier sprake. Er wordt op gewezen dat er geen besluit kan worden genomen zonder deze instemming.
De WMS bepaalt dat als een aangelegenheid betrekking heeft op de meerderheid van de scholen of alle scholen, de GMR bevoegd is die aangelegenheid te bespreken en niet de afzonderlijke MR-en. De vraag is echter of deze kwestie, uit de aard van de zaak en gegeven het feit dat er op school ‘maatwerk’ vereist is in redelijkheid een aangelegenheid is die daaraan voldoet. Wij zijn van mening dat dit over het algemeen niet zo is en dat vooral de MR in beeld is. Het kan wel zo zijn dat de hoofdlijnen van beleid op dit punt met de GMR worden besproken. Los van het formele aspect wijzen wij er ook op dat het gaat om draagvlak en communicatie. Draagvlak voor zaken als hier aan de orde wordt vooral verkregen zo dicht mogelijk bij de werkvloer en dat is over het algemeen meer bij de ‘eigen MR’ dan bij een GMR. Goede communicatie op dit punt is essentieel, ook tussen GMR en MR-en. Heeft u advies nodig voor de nadere invulling, dan adviseren wij u contact met ons op te nemen.
Nee. Zie boven. Als er geen instemming van de MR is, is er een geschil. Daarmee kan op twee manieren worden omgegaan. De eerste is dat het besluit waarover het geschil gaat wordt ingetrokken en vervangen wordt door een besluit dat wel instemming van de MR krijgt. De tweede manier is dat de weigering om instemming te verlenen aan de geschillencommissie medezeggenschap wordt voorgelegd, die er dan uitspraak op zal doen. Uitvoering van het besluit (waarvoor geen instemming is verkregen) kan door de betreffende medezeggenschapsraad worden tegen gehouden door schriftelijk, bij het orgaan dat het besluit heeft genomen, de nietigheid daarvan in te roepen (art. 32, 2e lid WMS). Voor alle duidelijkheid: als de nietigheid is ingeroepen is het (dus) een niet geldend besluit en kan het ook niet worden uitgevoerd!
Als zij een gegronde reden hebben om hun kind thuis te houden zijn zij, op grond van de Leerplichtwet 1969, tijdelijk vrijgesteld van de verplichting om hun kind geregeld onderwijs te laten geven. Dat is het geval als een kind daadwerkelijk ziek is of vermoedelijk ziek is, of dermate kwetsbaar dat in redelijkheid niet verwacht mag worden dat het kind aan de situatie wordt bloot gesteld. In twijfelgevallen kan worden gevraagd dat de ouders een verklaring van een arts (bijvoorbeeld de huisarts) overleggen waaruit blijkt dat hiervan sprake is.
Als een directeur van een school het vermoeden heeft dat een kind op oneigenlijke gronden (= niet in de Leerplichtwet voorkomende gronden) thuis wordt gehouden is hij verplicht hiervan melding te maken bij de leerplichtambtenaar, die dan de zaak verder zal beoordelen. Het is dan de leerplichtambtenaar die hierover verdere besluiten neemt.
De minister-president heeft aangegeven dat de kinderopvang gelijk oploopt met het basisonderwijs. Dat betekent dat kinderen, als die naar school gaan, op die dag ook gebruik kunnen maken van de buitenschool-se opvang.
De minister-president heeft gezegd dat uit onderzoek is gebleken dat jonge kinderen nauwelijks besmet raken en dat het ziekterisico voor deze groep gering is. Verder is uit onderzoek gebleken dat kinderen nauwe-lijks ‘besmetters’ zijn, maar dat kinderen, als die besmet worden, bijna altijd door een volwassene worden besmet. Hij heeft ook gezegd dat in ieder geval voor wat betreft de kinderen die naar het speciaal onderwijs gaan de anderhalve meter ‘sowieso niet realistisch is’. Daarmee heeft hij naar onze mening aangegeven dat in ieder geval voor die kinderen de anderhalvemeter-regel niet geldt. Wij zijn van mening dat dit ook geldt voor de kinderen op de gewone basisschool. Wel moet natuurlijk zoveel mogelijk de anderhalvemeter-regel worden toegepast in de afstand tussen een volwassene enerzijds en (de) kinderen anderzijds
Arbeidsrechtelijke vragen tijdens de Coronacrisis
Wanneer een medewerker zich ziekmeldt in verband met Corona-verschijnselen en hij heeft minder dan 14 dagen (de incubatietijd) geleden nog contact met de kinderen gehad, dan moet u als werkgever de overweging maken om dit wel of niet bekend te maken aan de ouders. Het is belangrijk om daarbij het advies in te winnen van de lokale GGD. De GGD is door de overheid aangewezen en een gezaghebbende adviesorganisatie op het gebied van het Coronavirus.
Aan de hand van de concrete situatie zal de GGD u vervolgens informeren of het wel of niet noodzakelijk is om ouders in te lichten of de naam van de betreffende medewerker bekend te maken.
Gedraag u als een goed werkgever en gebruik uw gezond verstand. Deze ietwat belerende aanbeveling lijkt niet meer dan logisch. Juridisch vertaald: als werkgever hebt u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet zorg te dragen voor een veilige werkomgeving. Volg de richtlijnen van de (rijks)overheid of GGD op, ga het gesprek aan, informeer uw medewerkers en wanneer er zorgen zijn, zoek samen naar een oplossing.
De scholen zijn nog open voor kinderen van ouders met vitale beroepen. Daar hebt u medewerkers voor nodig. En verder worden er op scholen ook nog niet-leerling-gebonden werkzaamheden verricht zoals overleg over het inrichten en verzorgen van het thuisonderwijs.
Een medewerker mag niet zo maar wegblijven van school omdat hij bang is besmet te raken op het werk. In principe kan de werkgever van de werknemer verlangen dat hij zijn werk uitoefent op de plek die tussen beide overeengekomen is. Een werknemer mag dus niet zomaar weigeren naar het werk te komen. Doet een werknemer dit toch dan kan sprake zijn van werkweigering. Indien er reële angst voor besmetting op het werk bestaat, kan de werknemer zijn werkgever verzoeken om thuis te mogen werken. Of de werkgever dit verzoek dient te honoreren hangt af van de omstandigheden van het geval, bijvoorbeeld hoe reëel de kans op besmetting is. Het verdient de voorkeur dat werkgever en werknemer hierover in gesprek gaan, zodat kan worden bezien welke andere maatregelen de werkgever kan nemen om de kans op besmetting zo veel mogelijk te beperken en welke mogelijkheden er voor de werknemer zijn om thuis te werken. Eventueel kan de werkgever bij het treffen van maatregelen zich laten adviseren door de bedrijfsarts.
In artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek is het zogenaamde ‘instructierecht’ van de werkgever neergelegd. Het instructierecht is bedoeld/kan worden gebruikt om medewerkers te verplichten zich te houden aan instructies van de werkgever over het verrichten van de arbeid en instructies die strekken ‘ter bevordering van de goede orde in de onderneming’. Het moge duidelijk zijn dat een werkgever in ieder de medewerker die symptomen van het virus vertoont, mag verplichten om thuis te werken. Hetzelfde geldt voor de medewerker van wie de kans op besmetting reëel is.
Als de werknemer ziek is en in quarantaine moet blijven, is het antwoord gemakkelijk: een zieke werknemer heeft recht op loondoorbetaling, aldus artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek. Nu zal het merendeel van de werknemers (nog) niet ziek zijn. Uiteraard hebben zij recht op loondoorbetaling als zij vanuit huis hun werkzaamheden kunnen doen. Maar wat geldt voor de werknemers die niet ziek zijn en niet thuis kunnen werken? Voor hen geldt dat zij recht houden op loon als zij de arbeid niet kunnen verrichten ‘door een oorzaak die in redelijkheid voor rekening van de werkgever behoort te komen’ (artikel 7:628 van het Burgerlijk Wetboek). Nu de overheid heeft besloten om de scholen te sluiten, moet dat gezien worden als een oorzaak die voor rekening van de werkgever komt. Er is dus recht op loondoorbetaling.
De regeling werktijdverkorting is ingetrokken. In plaats daarvan komt de tijdelijke maatregel Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Deze regeling is nog in de maak. Wel zijn de hoofdlijnen van deze regeling al bekend. Daaruit blijkt dat u als onderwijswerkgever geen beroep op deze regeling kunt doen. Om in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming in de loonkosten, moet er namelijk sprake zijn van omzetverlies. Een schoolorganisatie lijdt echter door de sluiting van de scholen geen omzetverlies. Dat de scholen dicht zijn betekent immers niet dat DUO de organisatie op de Rijksvergoeding gaat korten. De minister heeft al expliciet aangegeven dat het noodzakelijkerwijs sluiten van de scholen geen gevolgen heeft voor de bekostiging.
Nu de school en/of kinderdagverblijf van de kinderen van de medewerker plotseling dicht is, kan er sprake zijn van kort buitengewoon verlof (imperatief) op grond van artikel 8.8 van de CAO PO. Dit verlof wordt verleend als zich in de leefsituatie van de werknemer omstandigheden voordoen die hem redelijkerwijs verhinderen de verplichtingen voortvloeiend uit zijn dienstverband na te komen. De werkgever moet in dat geval het salaris doorbetalen. Het verlof wordt voor ten hoogste tweemaal de arbeidsduur per week verleend. Maar het ligt in dit geval niet in de rede om het verlof zo lang te laten duren.
Duidelijk is dat deze vorm van verlof is bedoeld als een noodmaatregel, dus om opvang te regelen. Dat regelen zal meestal binnen enkele dagen gebeurd zijn en daarmee eindigt ook het verlof. Is na twee weken nog geen oppas gevonden, dan zal de werknemer onbetaald verlof moeten aanvragen. In het VO speelt dit niet omdat de leerlingen daar een leeftijd hebben waarop ze zonder toezicht thuis kunnen zijn.
Hier geldt de Wet publieke gezondheid. In de CAO PO wordt in artikel 9 van de ZAPO gewezen op infectieziekten en opsporing ziekteoorzaken. In de CAO VO is dat artikel 9 van de ZAVO. Een werknemer die kort geleden in contact heeft gestaan met een coronapatiënt mag op grond van dat artikel niet op school en op de schoolterreinen komen, zonder toestemming van de arbodienst. De werknemer is bovendien verplicht om zijn werkgever meteen van het contact met de coronapatiënt op de hoogte te stellen. Verder is hij gehouden om zich te gedragen naar de door arbodienst gegeven aanwijzingen, waaronder die met betrekking tot het ondergaan van een geneeskundig onderzoek. Hij heeft in de tijd dat hij daardoor niet kan werken, recht op doorbetaling van zijn salaris.
Deze vragen gaan in op een aantal privacy gerelateerde aspecten. De vragen en antwoorden zijn opgesteld door Privacy op School. We werken het overzicht regelmatig bij aan de hand van nieuwe vragen en antwoorden, dus hou de website in de gaten!
Heeft u een vraag die er niet tussen staat? Laat het ons weten.
Privacyvragen tijdens de Coronacrisis
Nee, de AVG is nog steeds van toepassing. Gebruik dus zoveel mogelijk de leeromgevingen en -platforms waarvoor je als organisatie een verwerkersovereenkomst hebt afgesloten.
Zorg ook voor verwerkersovereenkomsten bij nieuwe applicaties!
Denk aan videoconferencing en de (gratis) leermiddelen die uitgeverijen en leveranciers beschikbaar stellen. Sluit verwerkersovereenkomsten af, ook al zeggen leveranciers dat dit niet (direct) nodig is. Als je nieuwe accounts door leerlingen (jonger dan 16 jaar) laat aanmaken voor het kunnen gebruiken van gratis online tools uit bijvoorbeeld de appstores, dan is hier vaak toestemming voor nodig van de ouders. Over het algemeen geldt dit niet voor digitale leermiddelen die de school heeft aangeschaft. Vraag om advies bij je Functionaris Gegevensbescherming.
Als gevolg van de crisis zijn er allerlei partijen die extra informatie willen van of aanbieden aan scholen. Deze periode van drukte is voor criminelen dé kans om via phishingmails proberen binnen te komen op het netwerk van de school of computers van medewerkers of leerlingen.
Wees daarom juist nu extra alert en klik niet direct op links in e-mailberichten. Controleer eerst de link door met je muis over de link te bewegen, je kunt dan de URL controleren. Open geen bijlagen van e-mails die je niet verwacht of vreemd voorkomen. Vul nooit gegevens in bij e-mailberichten die je niet verwacht of van een onbekende afzender zijn. Denk je te maken te hebben met een malafide e-mail? Open deze niet en neem dan direct contact op met je leidinggevende.
Omgeving
Kijk goed naar de omgeving waarin je thuiswerkt en naar de achtergrond die zichtbaar is in beeld. Zijn er privacygevoelige zaken of teksten in beeld? Haal deze dan weg of kies een andere achtergrond. Bij onderwijs op afstand is de leraar hoorbaar en zichtbaar in het huishouden van de leerling. Dit kan de leraar kwetsbaar maken omdat hij/zij niet weet wie er thuis meekijken/luisteren. Kies daarom een rustige omgeving waar anderen niet kunnen meekijken en/of luisteren en spreek met de leerlingen af dat zij dat ook doen.
Gebruik van beelden/audio
Maak goede afspraken met de leerlingen over het opslaan van de videobeelden en/of het delen van beelden (via bijvoorbeeld Social Media). Je kunt lessen ook vooraf opnemen en als video delen. Je kunt dan nagaan of datgene wat je als leraar zegt goed is en er geen rare dingen in beeld gebeuren.
Gebruik accounts
Bij voorkeur loggen de leerlingen in via hun schoolaccount. Bij het aanmaken of gebruiken van een privé-account worden persoonsgegevens verwerkt en moet je jezelf de vraag stellen of dit wel veilig is en wenselijk is, aangezien de gegevens met derden worden gedeeld. In veel gevallen heb je bij het aanmaken van privé-accounts ook toestemming nodig van ouders.
Voor snelle communicatie worden soms WhatsApp-groepen aangemaakt. Maar door het gebruik van WhatsApp (groepen) worden ongevraagd persoonsgegevens, je contacten uit je adresboek, gedeeld met WhatsApp (= Facebook). Het advies is daarom om bij voorkeur via de schoolaccounts en bestaande communicatiekanalen (LAS/LVS) te communiceren en niet via persoonlijke mailaccounts en/of WhatsApp. Vaak zijn er chat of berichtenfuncties mogelijk via de platforms die door school worden gebruikt.
Schoollaptops – of tablets
Zorg ervoor dat laptops of tablets van de school beveiligd zijn met een wachtwoord. Het is de bedoeling dat uitsluitend de leerling op het apparaat werkt voor schoolwerkzaamheden. Maar hierover duidelijk afspraken met de leerlingen als die er nog niet zijn.
Een tweede belangrijke afspraak is dat de leerling niet zelfstandig software download of installeert. Hiermee wordt voorkomen dat er virussen of andere schadelijke software (malware) wordt geïnstalleerd.
Voor medewerkers, leerlingen en/of ouders is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van een bruikleen- of gebruikersovereenkomst. Hierin kunnen afspraken zijn opgenomen over wie de laptop of tablet mag gebruiken en waarvoor.
Er zijn ook scholen die tweedehands laptops of tablets inzetten bij gebrek aan voldoende eigen devices. Zorg er als school voor dat deze apparaten opgeschoond zijn en opnieuw zijn geïnstalleerd/ingericht met onder andere beveiligingssoftware.
Privé laptops en tablets
Als je thuis gebruik laat maken van laptops en tablet die eigendom zijn van medewerkers of ouders en leerlingen, zorg er dan voor dat er afspraken zijn gemaakt over het beveiligen van privé laptops of tablets met een wachtwoord, het gebruik van een virusscanner en het automatisch / dagelijks bijwerken van beveiligingsupdates. Het kan namelijk voorkomen dat bestanden met vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens geïnfecteerd worden door virussen of in handen komen van hackers of andere criminelen, denk aan diefstal.
Download geen persoonsgegevens op de eigen computer, tenzij dit nodig is voor de bewerking ervan. In dat geval is het belangrijk om na het uploaden de bewerkte documenten te verwijderen. Let op: verwijder deze documenten ook uit de map ‘Downloads’.
Tip: Ga je thuiswerken? Lees dan zeker de aandachtspunten van het NCSC (Nationaal Cyber Security Centrum) en de aandachtspunten voor thuiswerken van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Uitgeverijen, leveranciers of distributeurs van digitale leermiddelen, maken het over het algemeen mogelijk om digitale leermiddelen thuis te kunnen gebruiken. In veel gevallen gebruikt de school hiervoor een online leeromgeving. Via het schoolaccount van de leerling kan dan gebruik worden gemaakt van de leermiddelen door in te loggen op de online leeromgeving. Je wordt dan veelal ook automatisch ingelogd voor het gebruik van het digitale leermiddel.
Het kan ook zijn dat leerlingen worden gevraagd om rechtstreeks in te loggen om het digitale leermiddel te kunnen gebruiken. Ook dan zou bij voorkeur het schoolaccount moeten worden gebruikt.
Je mag het e-mailadres van ouders en leerlingen gebruiken om hen te informeren over het proces waarmee ze de digitale leermiddelen kunnen gebruiken.
Geen schoolaccount
Als er niet direct of indirect ingelogd kan worden vanuit huis met een bestaande schoolaccount, dan zal er een account via het mailadres van de leerling of ouder aangemaakt moeten worden. Het e-mailadres zelf wordt vaak gebruikt als gebruikersnaam of -iD voor het leermiddel. Hiervoor moet veelal het persoonlijke e-mailadres van de leerling of ouder door de school worden doorgegeven aan de uitgever of distributeur. Dit mag de school doen, maar het is wel belangrijk om de ouders hier vooraf over te informeren.
Let op!
Ouders mogen hiertegen bezwaar maken, dit is hun recht. In deze gevallen kun je de ouders aanraden om een apart of nieuw mailadres aan te maken (zoals Outlook of G-mail) zodat de bezwaren tegen het gebruik van hun privé-mailadres worden beperkt of weggenomen.
Zorg er ook voor dat je als schoolbestuur met de uitgevers en distributeurs een verwerkersovereenkomst hebt. Een goed model hiervoor is het model van het Privacy Convenant. Hierin moet ook de verwerking van het e-mailadres van ouders en leerlingen vermeld zijn. Door goede afspraken te maken in de verwerkersovereenkomst houdt de school de regie over de persoonsgegevens (waaronder privé e-mailadressen van leerlingen of ouders).
Er zijn diverse gratis oplossingen voor videoconferencing beschikbaar. Natuurlijk enorm handig als het gaat om onderwijs op afstand, maar kijk goed naar de gegevens die verzameld worden door sommige aanbieders en wat hiermee gebeurt. Raadpleeg voor de zekerheid je privacy officer of FG.
Een voorbeeld die we vaak tegenkomen is ZOOM. Je kunt als leraar of als leerling een gratis account aanmaken. Voor het uitnodigen van deelnemers is een account noodzakelijk, om deel te nemen aan een online videogesprek niet. Bij ZOOM wordt in de voorwaarden niet duidelijk gemaakt of en welke gegevens verkocht worden en waar ze worden opgeslagen. Wel wordt duidelijk dat ze locatiegegevens verwerken. Er wordt niet voldaan aan de verplichte onderdelen van de verwerkersovereenkomst. Hoewel ze aangesloten zijn bij het EU-VS-Privacy Shield, adviseren we scholen toch om terughoudend te zijn in het bewaren van opnames en het aanmaken van accounts, zeker door leerlingen. Er zijn betere alternatieven beschikbaar, zoals Teams van Microsoft en Meets in de Google Suite for Education met duidelijker voorwaarden die specifiek gericht zijn op leerlingen. Gebruik bij voorkeur een oplossing van een partij die is aangesloten bij het Convenant digitale onderwijsmiddelen.
Gebruik de Appchecker van Kennisnet om na te gaan of je veilig gebruik kunt maken van de educatieve tool of app of download de poster van Privacy op school.
Tip: Gebruik zo min mogelijk persoonsgegevens bij het gebruik van ‘gratis’ apps.
Sommige gemeenten vragen aan scholen en kinderopvangorganisaties om te registreren welke kinderen opvang wordt geboden en welke vitale functies de ouders hebben.
Vooralsnog hebben de gemeente (nog) geen primaire verantwoordelijk voor het geopend houden van kinderopvang voor ouders met vitale beroepen. Dat betekent dat de registratie onder directe verantwoordelijkheid valt van de onderwijsinstellingen en kinderopvang en niet van de gemeenten.
Er is dus nu geen verplichting en/of belang om deze gegevens, registratieformulieren, aan de gemeente toe te sturen. Het kan zijn dat deze omstandigheden veranderen en dat de gemeente hierin wel een primaire verantwoordelijkheid krijgt maar vooralsnog is dat dus niet het geval.
Heeft jouw organisatie al gegevens gedeeld met de gemeente dan adviseren we om:
- De gemeente te verzoeken om de aangeleverde gegevens te vernietigen en de uitvoering hiervan te bevestigen.
- Het incident op te nemen in je beveiligingsincidenten en datalekken registratie. Dat is niet verplicht maar wel zorgvuldig.
- Het datalek dan niet te melden aan de AP of de betrokken personen. Omdat de gemeente een betrouwbare partij is mag je ervan uitgaan dat zij de gegevens zorgvuldig zullen verwijderen en dat de kans op nadelige gevolgen voor de betrokkenen zeer klein zijn.
Ga voor meer informatie naar de website van de Rijksoverheid.
Voor de actueel informatie gaat u naar de website van het RIVM