Advies Autoriteit Persoonsgegevens: Google Workspace op scholen kent teveel risico’s

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat onduidelijk is of persoonsgegevens in Google Workspace (voorheen Google Suite for Education) voldoende beschermd zijn. Onderwijsorganisaties doen een dringend beroep op de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Google om de privacy van leerlingen en studenten goed te waarborgen en per ommegaande in gang te zetten dat de risico’s worden weggenomen.

SIVON en SURF hebben begin maart 2021 – mede namens de PO-, VO- en MBO Raad, Kennisnet, de VH en VSNU – aan de AP om advies gevraagd over Google Workspace. Deze adviesaanvraag volgde na gesprekken waarin Google de privacyzorgen onvoldoende wegnam. De conclusies van de AP bevestigen dat er op dit moment teveel privacyrisico’s kleven aan het gebruik van Google Workspace. Die risico’s kwamen aan het licht tijdens onderzoek in opdracht van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA), en in de DPIA van het Strategisch Leveranciersmanagement Rijksoverheid (SLM Rijk).

Risico’s bij gebruik Google Workspace

De risico’s zitten in het verzamelen van zogenoemde metadata door Google. Ook Google ziet zichzelf als verwerkingsverantwoordelijke in plaats van verwerker. Dit betekent dat Google vindt dat zij mag bepalen voor welk doel zij gegevens verzamelt en op welke manier dat gebeurt. Ook heeft Google in zijn privacyovereenkomsten opgenomen dat hij de voorwaarden rondom metadata eenzijdig mag aanpassen, zonder de gebruiker opnieuw om toestemming te vragen. Volgens de AP moet altijd duidelijk zijn om welke gegevens het gaat. Zo niet, dan is dit in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onder de huidige omstandigheden mogen scholen met ingang van volgend schooljaar Google Workspace niet meer gebruiken, zo meldt de AP.

In gesprek met Google

Het ministerie van OCW schrijft in een brief aan de Tweede Kamer dat zij ervan uitgaat dat Google voor de start van het schooljaar 2021-2022 de geconstateerde issues heeft opgelost. SIVON en SURF spreken samen met SLM Rijk op dit moment met Google om snel duidelijk te krijgen hoe Google de benodigde aanpassingen zo snel mogelijk gaat doorvoeren.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid Google

Partijen doen een dringend beroep op de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Google om de privacy van leerlingen en studenten goed te waarborgen en per direct in gang te zetten dat de risico’s worden weggenomen. Zeker in het geval van (jonge) kinderen is deze verantwoordelijkheid extra groot, omdat kinderen op deze leeftijd nog onvoldoende bewust (kunnen) zijn van de privacyrisico’s.

Gevolgen voor scholen

Google heeft in een reactie op het advies laten weten dat ze zich committeren aan de AVG en gezegd de tekortkomingen op te gaan lossen. Tot die tijd adviseren we scholen die overwegen te starten met Google Workspace om die plannen tot nader order te staken, en scholen die een goed alternatief beschikbaar hebben, dit te gebruiken. 

Wilt u meer informatie over het AP advies over Google Workspace? Lees dan de veelgestelde vragen en antwoorden op de website van SIVON. Deze vragen worden waar nodig bijgewerkt. Ook worden voorbeeldbrieven ter beschikking gesteld die u kunt gebruiken om ouders te informeren.

Wilt u weten wat u zelf op korte termijn kunt doen om de veiligheid van het gebruik van Google Workspace te verbeteren? Lees dan het artikel G Suite Veiliger gebruiken. Wat kan ik doen? op kennisnet.nl.

Webinar over AP-advies voor onderwijsinstellingen

Op vrijdag 11 en donderdag 17 juni organiseert SIVON webinars naar aanleiding van het advies van de AP. In deze webinars informeren zij u over het advies, hoort u meer over de vervolgstappen en wat de mogelijke gevolgen zijn voor uw onderwijs. Meld u aan voor vrijdag 11 juni of voor donderdag 17 juni.

Bron: SIVON

Zie ook het nieuwsbericht van begin maart 2021 op onze website: DPIA voor Google G Suite