Geef geen schaal cadeau: waarom belonen via toelagen de zuivere keuze is

In het onderwijs worstelen veel organisaties met het aantrekken en behouden van goede medewerkers. De arbeidsmarkt is krap, de verwachtingen zijn hoog en het aanbod is beperkt. In deze context is het begrijpelijk dat bestuurders en HR-professionals zoeken naar creatieve oplossingen om talent vast te houden. Toch zien we steeds vaker dat deze creativiteit een wending krijgt die de fundamenten van het FUWA systeem onder druk zet: het toekennen van een hogere schaal dan de functie rechtvaardigt.

Het lijkt aantrekkelijk. Iemand die het goed doet, of die moeilijk te vervangen is, krijgt ‘er een schaal bij’. Daarmee voelen we ons loyaal en waarderend en in sommige gevallen lijkt het zelfs de enige manier om een medewerker binnenboord te houden. Maar juist in die situaties is het van belang om het hoofd koel te houden en zuiver te blijven in de toepassing van functiewaardering en beloning. Want een hogere schaal toekennen zonder dat de functie-inhoud daadwerkelijk verandert, is niet alleen onwenselijk vanuit FUWA-oogpunt, het brengt ook risico’s met zich mee op het gebied van juridische houdbaarheid, organisatorische rechtvaardigheid en financiële houdbaarheid.

Waarom functiewaardering altijd leidend moet zijn

De essentie van FUWA (FUnctieWAardering) is dat we kijken naar de functie, niet naar de persoon. Welke stoel is er nodig voor een organisatie? Wat doet iemand in de functie, welke verantwoordelijkheden horen daarbij en hoe verhouden die zich tot de functiebeschrijvingen? Het systeem is bedoeld om objectief, transparant en consistent te zijn. Zodra we dat loslaten door bij wijze van uitzondering een schaal toe te kennen die niet past bij de inhoud van de functie, ontstaat ruis in het systeem. Die ruis verspreidt zich snel. Andere medewerkers merken het op, gaan vergelijkingen maken en willen op basis van precedentwerking eenzelfde beloning. Dat ondermijnt het draagvlak voor het systeem en zet druk op de HR-afdeling én de organisatiecultuur.

Vanuit juridisch perspectief is dit ook geen onschuldig gebaar. Wie een schaal toekent, wijzigt daarmee ook de functie inhoud die van een medewerker gevraagd mag worden. Dat betekent dat de wijziging niet zomaar ongedaan gemaakt kan worden zonder risico op geschillen. De werknemer heeft immers rechten opgebouwd en kan zich, als er later een correctie nodig blijkt, beroepen op het vertrouwensbeginsel of op verkregen rechten. Wat begint als een goedbedoeld gebaar kan zo leiden tot langdurige juridische en organisatorische complicaties.

De kracht van een tijdelijke toelage

Een verstandiger alternatief is het inzetten van toelagen. In sommige organisaties wordt dit ook wel vormgegeven via een aanvullend beloningssysteem: een set van aanvullende taken of verantwoordelijkheden bovenop de reguliere functie, die tijdelijk én aantoonbaar van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie (en ook aanwijsbaar anders zijn dan voor collega’s met een gelijksoortig takenpakket). Binnen zo’n profiel wordt vaak met een toelage gewerkt in plaats van een schaalverhoging, juist om de structuur en het functiewaarderingssysteem te respecteren.

Een toelage kan ook gericht worden toegekend op basis van tijdelijke omstandigheden, bijzondere prestaties of marktomstandigheden. Daarmee wordt het mogelijk om maatwerk te bieden zonder het fundament van het beloningsgebouw te ondermijnen. Een toelage is bovendien juridisch eenvoudiger te begrenzen in tijd en doel en kan specifiek worden aangewezen als instrument voor bijzondere beloningssituaties.

Toelagen kunnen helpen bij het aantrekken van medewerkers, bijvoorbeeld in vakgebieden waarin grote tekorten zijn. Ook kunnen ze functioneren als stimulans voor medewerkers die een uitzonderlijke bijdrage leveren of zich inzetten voor projecten die buiten hun reguliere functie vallen. Het mooie is: deze vorm van belonen blijft tijdelijk, transparant en toetsbaar. Daarmee kunnen HR en bestuurders hun waardering tonen zonder af te wijken van het zorgvuldig opgestelde functiewaarderingssysteem.

In de praktijk zien we dat de verleiding groot is om in uitzonderingssituaties af te wijken van het systeem. ‘Het is maar één keer’. Maar één keer wordt snel twee keer en voor je het weet is de norm verschoven. Dan is niet langer de functie-inhoud leidend, maar de persoon of functienaam, het onderhandelingstalent of het moment waarop de medewerker zich in de arbeidsmarkt beweegt. Dat is niet eerlijk ten opzichte van anderen en niet houdbaar voor de organisatie.

Professioneel leiderschap in beloning

Als FUWA-adviseur pleit ik dan ook voor het zuiver houden van het systeem. Dat betekent niet dat we geen ruimte mogen maken voor erkenning, beloning en waardering. Integendeel. Maar het vraagt wel om bewust beleid. Als iemand structureel werk op een hoger niveau verricht, dan moet dat blijken uit een herwaardering van de functie. In dat geval kan een hogere schaal terecht zijn. Maar als het gaat om tijdelijke inzet, uitzonderlijke prestaties of marktwerking, dan is de toelage de route die zowel juridisch als organisatorisch het meest verantwoord is.

Zuiverheid in functiewaardering is geen starheid, maar een vorm van professioneel leiderschap. En daarin past geen ‘cadeautje in de vorm van een schaal erbij’, maar wel een doordachte, eerlijke beloning voor wie die verdient – precies zoals de cao en het FUWA-systeem dat bedoeld hebben.