Aanmelding is vaak al aanmelding (ook zonder formulier)

In gesprekken met directeuren horen we vaak dezelfde aanname: de termijn van 6 weken onderzoekstijd gaat pas lopen na kennismaking én als het aanmeldformulier van de school compleet is ingeleverd. Praktisch voelt dat logisch, maar het kan in de uitvoering problemen geven.

De WPO stelt voor een aanmelding alleen de eis dat die schriftelijk gebeurt. Dat betekent: als ouders per e-mail laten weten dat ze hun kind willen aanmelden, is dat in beginsel een aanmelding. Ook als het bericht heel summier is en er nog geen formulier, intake of stukken zijn. Vanaf dat moment moet je dus zélf scherp hebben dat de klok kan zijn gaan lopen.

Een voorbeeld uit de praktijk. Op 5 december 2025 stuurde een ouder via het contactformulier van de school een heel kort bericht (zonder onderwerpregel): “naam: Jan Jansen, e-mail: pjansen1000@hotmail.com, telefoonnummer 0612345678, bericht: aanmelding.” De directeur belde daarna meerdere keren en sprak de voicemail in, maar pas vlak voor de kerstvakantie reageerde de ouder. Na de kerstvakantie werd een afspraak gemaakt die door weersomstandigheden niet doorging. Pas op 12 januari 2026 was er een gesprek waarin de ouder toestemming gaf om informatie bij eerdere scholen op te vragen.

Precies 6 weken na 5 december, op 16 januari 2026, mailde de ouder echter: de 6 weken zijn voorbij, er is geen vertragingsbericht gestuurd, dus Jan is toegelaten. Tegelijk trok hij de toestemming om informatie bij eerdere scholen op te vragen in. De directeur probeerde het proces alsnog te herstellen door de termijn met 4 weken te verlengen tot 13 februari en hij legde uit dat zonder toestemming van de ouder essentiële informatie kan ontbreken om de ondersteuningsbehoefte van Jan te kunnen vaststellen. Hij wees erop dat, – als de school de ondersteuningsbehoefte van Jan niet kan vaststellen omdat de ouder informatie-uitwisseling blokkeert en de school daardoor dus niet kan beoordelen of de school Jan de benodigde ondersteuning kan bieden -, de school zal weigeren om Jan als leerling toe te laten. 

De hele gang van zaken heeft de relatie tussen ouders en school geen goed gedaan. Wat helpt om dit soort situaties te voorkomen, is een interne afspraak: behandel elk schriftelijk bericht met het woord ‘aanmelding’ alsof het een formele aanmelding is, ook als het onvolledig is. Bevestig snel en schriftelijk de ontvangst, zet op papier welke informatie nog nodig is en wanneer. En als je ziet aankomen dat onderzoek binnen 6 weken niet gaat lukken (bijvoorbeeld door ontbrekende informatie, vakantieperiodes of moeilijk bereikbare ouders), communiceer dat tijdig en zorgvuldig—ook schriftelijk. Niet wachten tot alles compleet lijkt, maar vanaf het eerste schriftelijke signaal strak registreren en helder communiceren. Dat voorkomt verrassingen, discussies en onnodige druk op het team.