Een zieke medewerker: wat mag u wel en niet vragen?

Vanaf het moment dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 van kracht werd, is het voor een werkgever oppassen geblazen als een werknemer zich ziek meldt. Wat mag u als werkgever nog wel vragen aan uw werknemer en wat niet? Wat mag u wel vastleggen in het personeelsdossier en wat mag absoluut niet in het personeelsdossier aanwezig zijn?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een aantal aandachtspunten opgesteld waar u als werkgever op moet letten. Wij hebben deze aandachtspunten voor u op een rij gezet.

Vragen?

Een werknemer meldt zich bij u als leidinggevende van de afdeling voor die dag ‘ziek’. Normaliter vraagt u dan – als het om een bekende gaat – wat er aan de hand is. U mag dat als werkgever op dat moment niet aan u werknemer vragen. Het is een van de vele vragen die niet meer aan een werknemer mogen worden gesteld. Welke vragen mag u dan wel aan uw werknemer stellen als hij zich ziek meldt?

1. Op welk telefoonnummer bent u bereikbaar?
2. Bent u op een verpleegadres of thuis?
3. Wat is vermoedelijk de duur van het verzuim?
4. Zijn er lopende afspraken of werkzaamheden?
5. Is er sprake in het kader van het verzuim sprake van een vangnetbepaling?
6. Houdt het verzuim verband met een arbeidsongeval?
7. Is er sprake van een verkeersongeval? Is er eventueel een derde bij betrokkene die aansprakelijk kan worden gesteld?

Zoals u merkt is de vragenlijst beperkt. Meer vragen dan bovenstaand benoemd mag u niet aan de werknemer stellen. Vertelt de werknemer uit eigen beweging de achterliggende reden van de afwezigheid, dan mag u dit niet noteren of in een systeem verwerken.

Vertelt de werknemer uit eigen beweging de achterliggende reden van de afwezigheid, dan mag u dit niet noteren of in een systeem verwerken.

Vermoedelijke duur van het verzuim

Als werkgever heeft u er belang bij om te weten hoelang het verzuim naar verwachting gaat duren. U kunt dan binnen uw organisatie er rekening mee houden. Het is mogelijk dat de werknemer u geen antwoord kan geven op deze vraag. U kunt dan contact opnemen met de bedrijfsarts en vragen of de bedrijfsarts u uitsluitsel kan geven.

Vangnetbepaling

Voor sommige werknemers kan een werkgever bij ziekte een ziektewetuitkering aanvragen. Deze werknemers vallen namelijk het ‘Vangnet Ziektewet’. Deze regeling geldt voor:

• een werkneemster die ziek is door zwangerschap of bevalling;
• een werknemer die ziek is door orgaandonatie;
• een werknemer met een arbeidsongeschiktheidsverleden die binnen vijf jaar na indiensttreding opnieuw arbeidsongeschikt wordt;
• een werknemer die valt onder de ‘Compensatieregeling’ (oudere langdurig werklozen).

Let wel op als werkgever, want u mag niet vragen onder welke vangnetbepaling de werknemer valt.

Arbodienst

Als een werknemer langdurig afwezig is of een werknemer dreigt langdurig afwezig te zijn, dan kan de Arbodienst de werknemer oproepen. Een Arbodienst mag – zonder toestemming van de werknemer – de werkgever informeren of het feit dat de werknemer tijdelijk arbeidsongeschikt is. Daarnaast mag de Arbodienst de volgende informatie met de werkgever delen:

• Wat de vermoedelijke duur van het verzuim is.
• Wat de belastbaarheid van de werknemer is. Mogelijk kan de werknemer gedeeltelijk aan het werk.
• Welke werkzaamheden de werknemer kan verrichten en of dat met of zonder aanpassingen mogelijk is.

De Arbodienst mag de werkgever alleen medische informatie verstrekken met nadrukkelijke toestemming van de werknemer. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld een werknemer die epilepsie heeft. Het is belangrijk dat de collega’s van de werknemer hiervan op de hoogte zijn, maar zonder de toestemming van de werknemer mag de Arbodienst deze informatie niet met de werkgever delen.

Informeren collega’s

De werknemer bepaalt zelf wat wel en wat niet met de collega’s binnen de organisatie wordt gedeeld. U als werkgever mag dan ook niet zonder toestemming van de werknemer de collega’s informeren over de achterliggende reden van de afwezigheid van de werknemer. Het is dus belangrijk om samen met de werknemer te beoordelen wat wel en niet gedeeld wordt met de collega’s.

Controleren e-mail

Het is belangrijk dat tijdens elke vorm van afwezigheid de werkzaamheden binnen een organisatie kunnen doorgaan. Dat betekent ook dat de zakelijke e-mail bij afwezigheid door anderen moet kunnen worden gecontroleerd. De werknemers binnen de organisatie moeten zich hiervan bewust zijn.

Tijdens de afwezigheid van een werknemer mag een werkgever – als dat noodzakelijk is – de zakelijke e-mail van een werknemer controleren. Blijkt echter uit het onderwerp van een e-mail dat het om persoonlijke informatie gaat, dan mag de werkgever de e-mail niet lezen. Kan de werknemer een volledige overdracht geven van alle lopende zaken en werkzaamheden, dan moet de werkgever voor de overdracht kiezen en mag de werkgever niet de zakelijke e-mail van de werknemer controleren.

Controle

Als werkgever heeft u misschien ook een keer het vermoeden gehad dat een afwezige werknemer ergens anders aan het werk was. Wat kunt u op dat moment doen? Als u als werkgever een zwaarwegende reden heeft – bijvoorbeeld dus het vermoeden dat een werknemer ergens anders aan het werk is – dan mag u de werknemer laten controleren door bijvoorbeeld een recherchebureau. U bent als werkgever immers wettelijk verplicht het loon aan de werknemer voor 104 weken door te betalen.

U mag als werkgever echter niet controleren of uw werknemer wel echt ziek is. Als u een vermoeden heeft dat uw werknemer niet ziek is, dan kunt u de werknemer door Arbodienst op laten roepen en aan de Arbodienst de vraag voorleggen om te beoordelen of de werknemer wel of niet ziek is.

Tot slot

Heeft u als werkgever vragen over de afwezigheid van een werknemer. U kunt altijd contact met ons opnemen. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer 0184 – 499 025 of per e-mail via info@goc-consultants.nl.