Wettelijke bewaartermijnen voor openbaar gezagtaken vanaf 2023

Op dit moment zijn er geen bewaartermijnen voor gegevens behorende bij de ‘openbaar gezagtaken’ van schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs en de samenwerkingsverbanden. Tot deze taken behoort o.a. het afgeven van diploma’s en cijferlijsten door het bevoegd gezag. Na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2023 wordt het mogelijk voor het onderwijs om bewaartermijnen vast te stellen zonder al te veel administratieve lasten.

Nu zijn schoolbesturen en samenwerkingsverbanden zelf verplicht om een lijst met bewaartermijnen op te stellen, een zogeheten selectielijst. De vernieuwde Archiefwet maakt het mogelijk dat de VO Raad en de PO-Raad een selectielijst opstellen die geldt voor de gehele sector. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van ieder schoolbestuur of samenwerkingsverband. Zij mogen individueel wel een afwijkende selectielijst opstellen. 

Archiefwet

In hoeverre is de Archiefwet van toepassing op het primair en voortgezet onderwijs en de samenwerkingsverbanden?
Dit hangt af van de rechtsvorm van uw organisatie: publiekrechtelijk of privaatrechtelijk. Privaatrechtelijke organisaties vallen enkel onder de Archiefwet voor wat betreft de openbaar gezagtaken. Dit geldt voor bijna alle schoolbesturen en de samenwerkingsverbanden. Bekijk in het overzicht ‘Archiefwet in het funderend onderwijs‘ welke situatie van toepassing is.

Openbaar gezagtaken van onderwijsinstellingen

In het funderend onderwijs gaat het om de volgende vier openbaar gezagtaken:

1. Vrijstelling van de leerplicht (Leerplichtwet, art. 11, 11a, 13a en 14)
2. Afgifte diploma, getuigschriften en (voorlopige) cijferlijsten (Eindexamenbesluit VO)
3. In- en uitdiensttreding van medewerkers (alléén openbaar onderwijs): het betreft de akte van aanstelling of akte van ontslag onder de Ambtenarenwet (van voor de invoering van de Wnra);
4. Het toelaten en verwijderen van leerlingen (alléén openbaar onderwijs, zie WPO art. 40, WVO art. 27, WEC, art. 40). 
    

Openbaar gezagtaak van samenwerkingsverbanden

Voor de samenwerkingsverbanden po en vo geldt alleen de volgende openbaar gezagtaak: Afgifte van de toelaatbaarheidsverklaring  (WPO, art. 40, WVO art. 17a).

Op de openbaar gezagtaken is de ‘Algemene wet bestuursrecht’ van toepassing. Dat wil zeggen dat de besluiten van het bestuursorgaan vatbaar zijn voor bezwaar en beroep door belanghebbenden zoals leerlingen en ouders. 

Tijdlijn

Eind 2020 is een werkgroep van schoolbesturen en samenwerkingsverbanden gestart met het ontwikkelen van een groepsselectielijst, waarin bewaartermijnen vastgelegd worden voor gegevens die horen bij de openbaar gezagtaken. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de groepsselectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Na goedkeuring door de minister van OCW wordt de selectielijst geldig verklaard voor de sector. Vanaf dat moment moet ieder schoolbestuur en samenwerkingsverband de inhoud hiervan toepassen, tenzij zij niet onder de reikwijdte valt (zoals publiekrechtelijke onderwijsinstellingen) of gebruik maakt van een eigen selectielijst (neem hiervoor contact op met het Nationaal Archief).

Advies: vernietig voorlopig geen gegevens die onder de Archiefwet vallen

Aangeraden wordt om voorlopig geen documenten met persoonsgegevens te vernietigen die behoren tot een openbaar gezagtaak, waaronder diploma’s, cijferlijsten en getuigschriften. In het kader van de Archiefwet moeten deze belangrijke documenten worden bewaard. Bewaar ze op een aparte, extra beveiligde plek, waar alleen een selecte groep medewerkers toegang toe heeft. Zodra de groepsselectielijst is vastgesteld in de Staatscourant, kan de inhoud en dus de bewaartermijnen toegepast gaan worden in de organisatie. 

Handreiking bewaartermijnen gegevens

De gegevens die niet behoren tot de openbaar gezagtaken, vallen niet onder de Archiefwet. Meer informatie over bewaartermijnen vindt u op de Aanpak IBP. 

De informatie over bewaartermijnen wordt komend jaar geactualiseerd. Hiervoor is een nieuwe werkgroep bewaartermijnen met vertegenwoordigers van schoolbesturen opgericht in samenwerking met Kennisnet, VO Raad en PO-Raad. Deze werkgroep buigt zich over de bewaartermijnen van documenten die niet onder de Archiefwet vallen. 

Bron: VO Raad